أتمتة الموافقات الإدارية: من الطلب إلى القرار دون تأخير

الخلاصة

• حدد صاحب القرار والبديل.
• تحقق من اكتمال البيانات قبل الإرسال.
• ضع مسارًا واضحًا للتصعيد.

تصميم مصفوفة الموافقات

ابدأ بتحديد نوع الطلب وقيمته أو خطورته والجهة المالكة. قد يمر الطلب بموافق واحد أو يتفرع حسب المبلغ أو الإدارة أو المنطقة. يجب أن تكون القواعد مفهومة وقابلة للمراجعة، وألا تُضاف موافقة لمجرد الاطلاع إذا كان الإشعار يكفي.

تقليل وقت الانتظار

استخدم تنبيهًا عند الإسناد وتذكيرًا قبل انتهاء المدة وتصعيدًا عند تجاوزها. اعرض للموافق ملخص القرار والمرفقات والسجل في شاشة واحدة، مع خيارات اعتماد أو رفض أو إعادة للتعديل وتعليق إلزامي عند الحاجة.

الرقابة دون تعطيل

احتفظ بتوقيت القرار وهوية المنفذ وسبب الإرجاع أو الرفض. راقب متوسط زمن كل مرحلة ونسبة الطلبات المعادة بسبب نقص البيانات. بهذه المؤشرات يمكن تحسين النموذج والقواعد بدل الضغط على الموظفين فقط.

أسئلة شائعة